Plattformlösung für optimale Prozesse

Die WU Executive Academy gehört als privatwirtschaftlich organisierter Teil der Wirtschaftsuniversität Wien zu den führenden Anbietern in Europa, wenn es um die berufsbegleitende Aus- und Weiterbildung von Führungskräften geht. Der Ausgangspunkt war von Marketing-Seite klar formuliert: Um dem internationalen Parkett gerecht zu werden, auf dem die WU Executive Academy ihre Bildungsangebote positioniert, sollte der Webauftritt einem Face-Lifting unterzogen und modernen SEO-Erfordernissen angepasst werden. Ein näherer Blick auf Prozesse und Anforderungen zeigte jedoch, dass im Zuge dieses Vorhabens auch grundsätzliche CRM- und Integrationsfragen beantwortet werden mussten.

Client WU Executive Academy

Agency Emakina.AT

Services CRM / Service

Technology Microsoft

Die Challenge

Als Player im internationalen Ausbildungsbereich, muss die WU Executive Academy auch im administrativen und operativen Bereich die neuesten Technologien einsetzen. Das entsprach nicht dem Status-Quo. So gab es auf der einen Seite einen mehr oder weniger statischen Webauftritt und das CRM-System, das die Sales- und Programm-Manager intern nutzten. Dazwischen gab es keine Schnittstellen, sondern eine riesen Lücke, sodass beispielsweise Online-Bewerbungen postalisch vervollständigt werden müssen.

Wir haben uns zuerst angeschaut, was die Leute brauchen. Und daraus haben wir abgeleitet, was das System leisten muss. Diese Vorgangsweise erklärt die enorme interne und externe Akzeptanz der Lösung. Monika Kammerer, Head of IT & eAcademy - WU Executive Academy

Unsere Lösung

Microsoft SharePoint wurde vom damaligen Projektpartner als Internet/Publishing-Plattform gewählt und Emakina als Microsoft CRM-Spezialist hinzugezogen. Weil schnell klar war, dass der Versuch der Abbildung sämtlicher geforderter CRM-Funktionalitäten auf der SharePoint-Plattform die Lösung nur unnötig verkomplizierte, wurde Microsoft Dynamics CRM implementiert. Durch das nahtlose Zusammenspiel gibt es einen Datenaustausch der Website-User und der internen Systeme der WU.

So werden die Informations-, Bewerbungs- und Marketingprozesse zwischen der WU Executive Academy und ihren Studierenden ganzheitlich und konsistent begleitet.

Organisationsweite Akzeptanz

Die WU Executive Academy kann nun Informationen, die an den Schnittstellen zum Kunden generiert werden, direkt im CRM erfassen und für Marketing-Aktionen weiterverarbeiten. Interessenten müssen ihre Bewerbungsunterlagen nicht mehr ausdrucken und postalisch versenden.

Der direkte Zugriff auf zentral abgelegte Daten vereinfacht auch Reportings, die in regelmäßigen Abständen an das Wissenschaftsministerium oder an Akkreditierungsbehörden geliefert werden müssen. Früher mussten diese KPIs mühsam aus Excel-Tabellen extrahiert werden.

"Messbar wird der Erfolg an der internen Akzeptanz, die immer unser Gradmesser war. Deshalb haben wir auch von Beginn an alle Stakeholder in das Projekt eingebunden; also nicht nur das Management, sondern auch die davon direkt betroffenen User-Gruppen. Das erklärt auch, wie schnell aus den Kritikern die größten Befürworter wurden; einfach weil sie das neue System als Chance erkannten, Ihre Aufgaben einfacher und besser umzusetzen.“, so Monika Kammerer.

#Done

Punktgenaues Service für Executive-Kunden
Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Konsistente, auf Knopfdruck abrufbare Daten und automatisierte Abläufe
Technische und organisatorische Konsolidierung der Prozesse