L'étude d'avant projet

Le cahier des charges est le passage obligé des projets quand il s’agit pour un client de formaliser un besoin tout au moins qu’il puisse être évalué et objet de propositions dignes de ce nom. Il est fréquent de rencontrer des clients peu soucieux de leur expression du besoin qui s’étonnent de la grande hétérogénéité des réponses qui leur sont formulées et des prix qui vont avec. Cela n’aide pas à faire un choix, c’est certain.
Bien trop souvent, il est de coutume de s’imaginer qu’écrire un cahier des charges en interne permet de mieux se faire comprendre et de mieux spécifier le besoin et les attentes. Pour avoir été un client de groupe Reflect avant d’en être un acteur, j’ai utilisé les deux méthodes et je dois dire qu’il est beaucoup plus facile de faire travailler un prestataire en maîtrise d’ouvrage tout en conservant un rôle de Chef de projet.

Ceci tient à plusieurs remarques :
– il est parfois bien difficile en interne de s’affranchir de la hiérarchie : l’étude d’avant projet fait bien souvent ressurgir des points noirs, tout au moins délicats à afficher, qu’il est bien plus facile et plus tangible de faire constater par une société externe ;
– le regard extérieur sur une organisation est toujours plus pertinent qu’un oeil interne parfois biaisé. On a souvent trop tendance à faire du nombrilisme ce qui n’est jamais bon quand il s’agit de web et plus encore de communication ;
– la philosophie web, le savoir, l’expérience sont du côté du prestataire, donc autant lui demander à lui, de faire l’effort d’apprendre le métier de son client plutôt que l’inverse ;
– l’avantage pour un chef de projet interne est aussi la souplesse apportée par ce genre de prestation : le prestataire endosse tous les mauvais rôles et sera au pire le responsable des couacs et au mieux il sera le faire valoir du chef de projet ou du directeur de projet interne quand les félicitations tomberont…
Ce que l’on croit parfois appeler un cahier des charges est bien souvent une spécification des besoins internes, rien de plus. Il faut ensuite procéder à la rédaction d’un document qui demande une connaissance approfondie des technologies web et une vision assez précise des besoins et des contraintes.
L’étude d’avant projet devrait donc être confiée à un prestataire qui rédigerait ainsi le cahier des charges du projet. Tout cela relève de la stratégie projet, mais bien positionner les enjeux de maîtrise d’oeuvre et de maîtrise d’ouvrage n’est pas toujours l’évidence qu’on croît, surtout quand le dossier ne bénéficie pas du poids politique ou décisionnel adéquat.
Il est un autre facteur sur lequel j’entends régulièrement Alexis chez nous. Insérer un intervenant extérieur sur la maîtrise permet également, lorsque le projet est en cours de réalisation, de créer la distance nécessaire entre intervenants afin d’assurer une bonne compréhension des messages et des situations. Cela évite les crispations inutiles, sinon permet de les résoudre, facilite aussi la levée des alertes. Enfin, et ce n’est pas des moindres, en investissant le plus en amont possible sur une maîtrise d’ouvrage extérieure, c’est un bon moyen d’aborder les questions de conduite du changement. S’il est en effet un sujet plus que délicat à conduire en interne, c’est celui-là.